A retenir :
Dans certaines circonstances l’association devra faire appel à des professionnels. Pour éviter tout malentendu et toute mauvaise surprise, il est utile d’établir un cahier des charges.
Il arrive un moment où l’association doit s’appuyer sur l’expérience des professionnels pour faire avancer sa communication.
Elle peut confier des missions plus ou moins larges à des agences de communication ou se faire assister, ponctuellement, par des spécialistes, journalistes ou graphistes.
Bien évidemment, ces recours extérieurs ont un coût et sont seulement accessibles aux associations d’une certaine dimension.
Baliser la route
Dans les associations, comme dans les entreprises d’ailleurs, il est indispensable d’avoir une parfaite visibilité sur les travaux que l’on confie à l’extérieur. D’où la nécessité d’élaborer un véritable cahier des charges :
délimiter les contours de la mission
- Réalisation d’une plaquette ou conception et réalisation d’une plaquette,
- Photos fournies par l’agence ou par l’association,
- Illustrations élaborées par l’agence ou l’association,
- Textes réalisés par l’agence ou par l’association,
- Distribution assurée par l’agence ou l’association
- etc...
ne pas hésiter à entrer dans les détails
- Nombre de pages,
- Qualité du papier,
- Bichromie ou quadrichromie,
- Nombre de réunions prévues pour l’élaboration du produit,
- Nombre d’exemplaires,
- Suivi technique
- etc.
définir des délais de fabrication
Sachant qu’ils engagent aussi l’association pour la livraison de certains éléments (sommaire, articles, illustrations etc.)
Mettre en concurrence les agences
Plus le cahier des charges sera précis, plus il sera facile de comparer les prestations - et surtout le rapport qualité/prix - proposées par les différentes agences. On aura alors affaire à un véritable appel d’offres. Accepté par l’agence qui sera retenu, il servira de base au contrat qui liera l’agence et l’association
Exemple :
Cahier des charges pour une plaquette de présentation :
- Définition du rôle de l’agence : conception (présentation de maquettes), réalisation (rédaction des articles, prises de photos et mise en page), suivi de fabrication (impression) et routage des exemplaires imprimés
- Nombre de réunions de travail prévues avec l’association et désignation des interlocuteurs à rencontrer au sein de l’association
- Nombre d’exemplaires commandés
- Nombre de pages souhaité
- Qualité du papier
- Nombre de couleurs d’accompagnement
- Qualité de la couverture
- Délai de livraison
- Possibilité de réimpression
Pour aller plus loin :
Agence de communication
Concepteur / rédacteur
Pour vous aider : MAISON DES ASSOCIATIONS DE STRASBOURG
