Collaborateurs occasionnels extérieurs

Pour réaliser des manifestations occasionnelles, les associations peuvent avoir recours à différents types de collaborateurs rémunérés ou non.

1 Les différents types de collaborateurs :

1.1 Les bénévoles

Une association fait régulièrement appel à des bénévoles pour l'organisation et la mise en place de ses manifestations. Dans ce cas de figure, aucune rémunération, sous quelle forme que ce soit, ne doit être versée, le bénévolat étant un engagement libre sans contre-partie ni lien de subordination, tel que définit par le Conseil économique et social.

Bien évidemment, lorsque le bénévole engage des dépenses pour le compte de l'association, il peut être remboursé. Ce remboursement de frais n'est pas considéré comme une rémunération. Mais attention, des règles bien précises s'appliquent aux dépenses engagées par les bénévoles pour le compte et dans l'intérêt de l'association. Le guide du bénévolat ICI

Ainsi, les frais remboursés doivent :

• Être remboursés à l'euro près car toute majoration peut être qualifiée de rémunération déguisée. Les bases forfaitaires sont autorisées mais déconseillées.
• Être justifiés par des pièces comptables (factures, billets de transport, fiche de remboursement de frais...) que l'association devra conserver pendant 3 années civiles.
• Être justifiables, c'est-à-dire être nécessaires au fonctionnement de l'association et en rapport avec l'activité.
• Avoir un caractère exceptionnel et non régulier.

Si une dépense, quel qu'en soit le montant, ne peut pas être justifiée, elle est automatiquement considérée comme un avantage en nature et peut être assimilée par les organismes sociaux à un salaire déguisé et comme tout salaire soumis aux charges sociales.

1.2 Les collaborateurs rémunérés

1.1.1 Le travailleur indépendant :

La connaissance des règles de base du statut de travailleur indépendant est indispensable pour l'individu qui souhaite créer sa propre entreprise, mais aussi pour les tiers avec lesquels celui-ci collabore. En effet, le recours à un prétendu travailleur indépendant n'ayant pas assumé ses obligations déclaratives fait courir au client le risque d'être condamné au titre de la législation sur le travail clandestin (ou travail dissimulé).

Qu'est-ce qu'un travailleur indépendant ?

Le travailleur indépendant est la personne physique exerçant une activité professionnelle de façon indépendante. Ce statut largement répandu fait parfois l'objet de malentendus pour des raisons de vocabulaire. Il y a en effet plusieurs dénominations synonymes pour désigner ce statut : entreprise en nom propre, entreprise personnelle, entreprise individuelle, travailleur indépendant, travailleur non salarié, autoentrepreneur. Cette pluralité de désignations donne l'impression qu'elles seraient attachées à différents statuts : il n'en est rien !
Une autre raison entraîne un flou dans la connaissance de ce statut : le travailleur indépendant peut concerner l'exercice d'une activité commerciale, artisanale ou libérale, mais il s'agit dans les 3 cas du même statut juridique :

• L'entreprise individuelle commerciale concerne les activités de vente de bien ou de service : elle sera immatriculée au registre du commerce ; les formalités d'immatriculation s'effectuent au centre de formalités des Chambres de Commerces.
• L'entreprise individuelle artisanale concerne les activités inscrites au répertoire des métiers ; les formalités d'immatriculation s'effectuent au centre de formalités des Chambres de Métiers.
• L'entreprise individuelle libérale concerne l'exercice d'une profession ou l'activité intellectuelle prédomine et dans laquelle l'individu exerce personnellement son art ou sa science ; les formalités d'immatriculation s'effectuent au centre de formalités des URSSAF

- Le régime social du travailleur indépendant
Quelle que soit sa profession (commerçant, artisan ou profession libérale) il relève obligatoirement du régime social des "travailleurs non salariés" (T.N.S.). L'affiliation aux différentes caisses sociales qui gèrent ce régime se fait automatiquement au centre de formalités dont relève l'activité (Chambre de commerce, Chambre des métiers ou URSSAF). La légende persistante, qui voudrait qu'en dessous d'un certain seuil de recettes ces affiliations ne seraient pas obligatoires, est erronée. Il existe des cas d'exonération ou de réduction de telle ou telle cotisation, mais jamais de dispense d'affiliation.

- Le régime fiscal du travailleur indépendant

L'impôt sur le bénéfice : Le travailleur indépendant étant, en tant qu'individu, confondu avec son entreprise, le bénéfice de l'entreprise constitue son revenu, soumis au même régime fiscal que les salaires ("impôt sur le revenu des personnes physiques") : ce bénéfice est dénommé "Bénéfice Industriel et Commercial" (BIC), pour les commerçants et artisans, "Bénéfices non commerciaux" (BNC) pour les professions libérales.

La TVA : Le travailleur indépendant réalise des actes de commerce (vente de biens, facturation de prestations, facturation d'honoraires,...) qui relèvent de ce fait du champ d'application de la TVA. Il existe, pour les entreprises ne dépassant pas un certain seuil de recettes annuelles (76300 euros pour les activités commerciales, d'achat pour revente et 27000 euros pour les activités de service), un régime de franchise de TVA : l'entreprise qui bénéficie de cette franchise doit expressément indiquer sur ses factures la mention "TVA non applicable, art. 293 B du CGI".

Dans le cadre d'une activité occasionnelle, l'association peut avoir recours à un travailleur indépendant pour effectuer une prestation rémunérée. Il peut s'agir de conférenciers, consultants, intervenants artistiques, etc.

Attention : Il y a un certain nombre de points à respecter. Quand une association fait appel au service d'un travailleur indépendant, elle doit s'assurer que celui-ci est bien en règle. Il y a deux obligations fondamentales à respecter :

Le travailleur indépendant doit être régulièrement immatriculé :

Un travailleur indépendant est une personne physique exerçant une activité professionnelle dans un cadre indépendant. Pour pouvoir exercer légalement ses activités, il doit être régulièrement immatriculé au régime fiscal et social obligatoire des travailleurs indépendants (mention sur la facture émise).

• s'il s'agit d'un commerçant : n° d'inscription au registre du commerce
• s'il s'agit d'un artisan : n° d'inscription au répertoire des métiers
• s'il s'agit d'une profession libérale : n° d'immatriculation à l'URSSAF

Si cela n'est pas le cas, l'association, qui emploie ce travailleur, risque d'être condamnée au titre de la législation sur le travail clandestin (ou travail dissimulé).

Il ne doit pas y avoir de lien de subordination.

L'association doit s'assurer du caractère indépendant de la prestation. Le recours à un travailleur indépendant implique que le travail effectué se fasse en dehors de tout lien de subordination. Dans le cas contraire et en cas de contrôle, le contrat pourrait être requalifié en contrat de travail (avec toutes les charges que cela induit !).

Les deux parties ne sont pas liées par un contrat de travail mais par un contrat d'entreprise. A l'issue de la prestation, ce sont des honoraires qui sont versés et non une rémunération.

A savoir : Si l'association fait intervenir un travailleur indépendant en lui fournissant un public ou les moyens de travail, il sera considéré comme salarié de l'association le temps de l'intervention (formateur, professeur par exemple ...)

1.1.2 Le Salarié

Pour rappel, un salarié est une personne qui travaille pour le compte et sous la direction d'une autre en contrepartie du versement d'un salaire. Les rapports entre l'association et ses collaborateurs sont soumis au droit commun du travail.
Au cours d'une manifestation, il est possible que l'association fasse ponctuellement appel aux compétences, aux savoirs d'un collaborateur salarié.
Le fait d'employer quelqu'un pour une courte durée (durée de la manifestation), n'exonère pas l'association des devoirs de tout employeur :

• Établissement d'un contrat de travail,
• Immatriculation aux différentes caisses de cotisations,
• Paiement des cotisations sociales,
• Délivrance d'un bulletin de paie, etc.

Ainsi, tous les salariés d'une association, même les salariés qui travaillent à temps partiel (même quelques heures par mois) doivent avoir signé un contrat de travail écrit comportant les mentions exigées par la loi (fonction du salarié, nature et durée du contrat, horaires de travail, rémunération, durée de la période d'essai...).
Suivant l'activité mise en place, des dispositions existent afin de faciliter l'embauche de salariés occasionnels. C'est notamment le cas pour l'embauche de sportifs, l'embauche d'animateurs dans les centres de vacances et de loisirs et l'embauche d'artistes du spectacle et/ou de technicien qui concourent au spectacle vivant.

2. Cas particuliers :

2.1 Les sportifs :

La règle générale veut que toute activité sportive, dès lors qu'elle est rémunérée, entraîne l'assujettissement à la sécurité sociale et donc le paiement des cotisations. Cependant, une franchise a été mise en place pour les organismes à but non lucratif. Cette franchise s'applique sur les sommes versées occasionnellement lors d'une manifestation sportive,

• À chaque sportif
• Aux personnes qui assument des fonctions indispensables à la tenue de manifestations (arbitres, guichetiers...).
• À chaque personne qui aurait apporté son concours.

Cette franchise permet de bénéficier, sous certaines limites, d'une exonération totale des cotisations de sécurité sociale, de contribution sociale généralisée (CSG) et de contribution au remboursement de la dette sociale (CRDS).
Une assiette forfaitaire s'applique aux éducateurs sportifs.
Pour en savoir plus : URSSAF

2.2 Les animateurs de centres de vacances et de loisirs

Les associations, organisant un centre de loisirs sans hébergement ou un centre de vacances, peuvent être amenées à recruter du personnel à titre occasionnel pour l'encadrement d'enfants. Comme pour tout employeur, lorsqu'il y a versement de rémunération à des salariés, il y a obligation de verser des cotisations à l'URSSAF.

Il existe des aménagements pour les associations organisant des activités telles que :

• Les centres de vacances : camp ou colonie de vacances, auberge de jeunesse, patronage, centre aéré, camp de scoutisme ou toute structure assurant un placement de vacances pour des mineurs de plus de quatre ans et non accompagnés de leurs parents
• Les Accueils collectif de Mineurs
• Les maisons familiales de vacances.

Ces associations emploient des salariés à titre temporaire afin d'assurer exclusivement l'encadrement. Pour ces salariés et uniquement ceux-ci, elles peuvent prétendre à l'usage d'une base forfaitaire à la condition d'avoir reçu soit une habilitation de la préfecture soit un agrément.
Quels sont les salariés pouvant prétendre à la base forfaitaire :

• Les animateurs
• Les assistants sanitaires
• Les directeurs, directeurs adjoints, économes

Sont exclus : le personnel administratif, de service et de cuisine.

L'activité salariée doit être consacrée exclusivement à l'encadrement d'enfants mineurs de plus de quatre ans. Cet encadrement doit être temporaire, c'est-à-dire être exercé à l'occasion de périodes de vacances ou de loisirs (vacances scolaires, congés professionnels, mercredi et fin de semaine).

Modalités :
La base de calcul des cotisations est déterminée par référence au SMIC horaire en vigueur au 1er janvier ou juillet de l'année considérée soit 11.65 € depuis le 1er janvier 2024.
Il existe différentes bases en fonction des catégories d'emplois, mais aussi en fonction de la durée du contrat (base journalière, base hebdomadaire, base mensuelle).

2.3 Les artistes occasionnels :

L'organisation occasionnelle de spectacles vivants (pièces de théâtre, opéras, comédies musicales, concerts, chorales, fanfares...) suppose parfois l'engagement d'artistes ou de techniciens.
Concernant les démarches administratives quant à leur embauche, deux possibilités sont offertes à l'association employeur :

• Elle peut effectuer elle-même les différentes tâches lui incombant c'est-à-dire établissement du contrat de travail, du bulletin de salaire, affiliation aux différentes caisses de cotisations en sachant que pour ces salariés des caisses de cotisations spécifiques existent....
• Elle peut avoir recours gratuitement au Guichet unique.

Le guichet unique spectacles occasionnels (GUSO) :

Mis en place depuis la loi du 2 juillet 1999, le Guichet unique a été créé en vue de simplifier les démarches administratives des organisateurs occasionnels de spectacles vivants, qui emploient, sous contrat à durée déterminée des artistes ou des techniciens qui concourent au spectacle vivant. Ce guichet est basé à Annecy.
Sont considérés comme organisateurs occasionnels de spectacles vivants :

• Les personnes physiques : particuliers, commerçants, professions libérales.
• Les personnes morales de droit privé : associations, sociétés commerciales, comités d'entreprises, comités des fêtes.
• Les personnes morales de droit public : collectivités territoriales, établissements publics, services de l'État.

Par le biais du Guichet unique, l'organisateur accomplit, en une seule fois et auprès d'un seul organisme, toutes les formalités liées à l'embauche d'une personne.
La démarche est simple :
Le salarié embauché remet à l'employeur un carnet Guichet unique qu'il a en sa possession afin qu'il puisse le remplir. A défaut, sur simple appel, le guichet unique délivre sous 48 heures des formulaires pré renseignés aux coordonnées de l'employeur.
Toutefois, pour bénéficier de ces services, les organisateurs occasionnels doivent :

• Ne pas avoir pour activité principale l'exploitation de lieux de spectacles, la production ou la diffusion de spectacles
• Organiser des spectacles dans la limite de six représentations par année civile
• Employer sous contrat à durée déterminée des artistes du spectacle (article L.762-1 du code du travail) et des techniciens qui concourent au spectacle vivant.

Le Chèque Emploi Associatif (CEA) :

A savoir : Ce dispositif, institué depuis le 1er janvier 2004, est destiné à simplifier les démarches liées à l'embauche.

Le chèque emploi associatif permet aux associations à but non lucratif, employant au plus trois équivalents temps pleins, de rémunérer des salariés et de simplifier les démarches administratives liées aux déclarations et aux paiements afférents aux cotisations et contributions dues au régime de sécurité sociale, au régime d'assurance chômage et aux institutions de retraites complémentaires et de prévoyance. Le chèque emploi associatif, qui nécessite l'accord du salarié, se substitue à la remise du bulletin de paie.

Pour en savoir plus : Guichet unique : 0 810 19 01 00

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