Billetterie

Réglementation des activités associatives occasionnelles

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A retenir

On a recours à une billetterie lorsqu'une association organise un spectacle ou une manifestation comportant un prix d'entrée. Les organisateurs délivrent alors un billet à chaque spectateur avant l'entrée dans la salle de spectacle. L'émission de billets de spectacles, ainsi que leur commercialisation, obéit à des règles juridiques, fiscales, contractuelles bien particulières.

Réglementation

Principe :
Le Code général des impôts pose le principe suivant : tout spectateur qui se présente dans un établissement de spectacles comportant un prix d'entrée doit être porteur d'un billet, délivré avant l'entrée en salle ou, à défaut de remise d'un billet, toute information s'y rapportant doit être enregistrée et conservée dans un système informatisé, avant l'accès au lieu du spectacle.

Par ailleurs, le billet est obligatoire lorsque le spectacle est payant. Ce n'est donc que pour les spectacles entièrement gratuits qu'un billet ne sera pas nécessaire. Néanmoins, même dans ce dernier cas, un billet est recommandé dans la mesure où il permettra d'inscrire au verso des dispositions générales relatives au déroulement du spectacle qu'il importe de faire connaître au spectateur.

De plus, pour les invitations distribuées pour un spectacle payant, un billet devra être délivré au spectateur invité et la mention de gratuité devra apparaître sur le billet.

Types de billetterie :

On distingue deux types de billetterie : la billetterie matérielle et la billetterie dématérialisée. Ces deux catégories peuvent coexister pour un même spectacle.

Billetterie matérielle

Pour ce type de billetterie, l'entrée est authentifiée par un support matériel. Ce support résulte d'une billetterie manuelle (carnet à souches numérotées). Le billet est alors composé de 3 parties : une souche conservée par l'exploitant, une souche « billet » conservée par le spectateur et un coupon de contrôle qui doit être retenu lors du contrôle effectué avant l'accès au lieu du spectacle. Chaque billet se distingue par une numérotation, et un numéro de place si besoin.

Chacune de ces parties doit porter d'une façon apparente : le nom de l'établissement, le nom de l'événement (voire l'heure de la représentation à laquelle le billet donne accès), le n° d'ordre du billet, la catégorie de place à laquelle le billet donne droit, le prix global payé par le spectateur ou, s'il y a lieu, la mention de la gratuité, et le nom du fabricant de billets.

Les billets doivent être numérotés suivant une série ininterrompue et utilisés dans leur ordre numérique. Chaque billet ne peut être utilisé que pour la catégorie de place qui y est indiquée.

Billetterie dématérialisée

Lorsque le billet est dématérialisé, l'entrée du participant est enregistrée dans une base de données. C'est une preuve d'achat qui peut être représentée sous la forme d'un code-barres sur tout support ou d'un billet que le spectateur peut imprimer lors de son achat sur Internet.

Chaque billet immatériel émis s'accompagne de l'enregistrement et de la conservation des informations relatives à ce droit d'entrée dans le système informatique de contrôle des titres d'accès. Il doit comporter les mêmes mentions que le billet matériel, ainsi que le numéro d'opération attribué par le système de billetterie.

Déclaration auprès des services des impôts :
Si les billets sont fournis par un imprimeur, ce dernier a l'obligation de déclarer la livraison de billets. Cette déclaration doit se faire auprès des Services des impôts (Brigade de contrôle et de recherche des impôts) dont ils dépendent dans un délai de 8 jours après la livraison des billets, en précisant le nom et l'adresse de l'association organisatrice, le nombre de billets (par catégorie de place) et leurs numéros.

Les propriétaires de logiciels de billetterie doivent également déclarer leurs livraisons de billets aux associations utilisant leur logiciel, avec les mêmes mentions que les billetteries manuelles.

Contrôle :
À la fin de chaque représentation, l'organisateur doit établir un relevé comportant pour chaque catégorie de place les numéros des premiers et derniers billets délivrés, le nombre de billets délivrés, le prix des places et la recette correspondante. Le relevé de recettes existe également pour les systèmes informatisés de billetterie qui doivent préciser le nombre de billets émis, le prix unitaire par catégorie de places et les recettes correspondantes.

Les associations sont comptables des billets qu'elles ont à leur disposition. Elles doivent être en mesure de présenter les coupons de contrôle et les billets non utilisés lors d'un contrôle des Services des impôts. Les coupons de contrôle et les souches des billets doivent être conservés pendant 1 an et le relevé des billets vendus doit lui être conservé pendant 6 ans. Si des billets sont manquants, ils seront considérés, en cas de contrôle, comme ayant été vendus, ce qui pourra engendrer la réévaluation du montant de l'impôt.

Quant aux billetteries informatisées, les agents des impôts peuvent vérifier que l'utilisation du matériel est bien conforme à la réglementation en vigueur.

Informations pratiques

Pensez à utiliser des billetteries en ligne afin de vous faciliter la tâche. Il existe des billetteries en ligne mises en place gratuitement (attention néanmoins aux conditions d'utilisation !), telles que celle de HelloAsso.

Billetterie HelloAsso :
https://www.helloasso.com/vendre-mes-billets

Si les participants peuvent effectuer des entrées et sorties lors de l'événement, vous pouvez recourir à un tampon pour marquer leur poignet afin de faciliter les déplacements.