Dossier du personnel
A retenir :
Chaque structure doit tenir un dossier au sujet de chaque employé, peu importe sa situation. Les dossiers doivent contenir tous les renseignements requis ou utiles pour la gestion efficace des ressources humaines.
Identité et coordonnées
- Le nom de l'employé, son adresse et sa date d'embauche
- Sa date de naissance, si l'employé est étudiant ou a moins de 18 ans
- Un nom et un numéro de téléphone en cas d'urgence
- La banque utilisée par l'employé
Renseignements relatifs au poste
- Le titre du poste que l'employé occupe et sa date d'entrée en fonctions
- La plus récente description du poste
Renseignements relatifs à la sélection et au développement de l'employé
- Le dossier de scolarité complet et des copies des diplômes et des certificats
- Un exemplaire du CV : les établissements d'enseignement fréquentés, les compétences, les domaines de spécialité et les connaissances, l'expérience
- Les résultats des entrevues, des vérifications de références et des autres évaluations
- Un exemplaire des lettres d'offre d'emploi, des conditions d'emploi et des contrats de travail
- Les évaluations du rendement signées, comprenant des plans de perfectionnement
- Les résultats de la période probatoire
- Les lettres de reconnaissance et les prix obtenus
Rémunération et les avantages sociaux
- Le taux de salaire de l'employé et son salaire brut et net par période de paie
- Le taux de salaire en cas d'heures supplémentaires
- La date des changements au taux de salaire des heures régulières et des heures supplémentaires
- Les congés pris à la place du paiement d'heures supplémentaires
- Le montant des déductions faites au salaire de l'employé et l'utilité de chaque déduction
- Tout formulaire signé par rapport aux déductions
- Toute indemnité de séjour, tout avantage et tout autre paiement auxquels l'employé a droit
- L'assurance collective
- Les contributions au régime d'épargne retraite
- Les périodes de paie
- La somme versée à chaque paie après déductions et le détail des déductions
- Les demandes de paiement d'indemnités
- Les sommes payées pour les heures supplémentaires, les vacances, les jours fériés et les congés de décès
- Les indemnités de départ (retenues durant cinq ans)
- Les remboursements de frais
Heures de travail, jours fériés et congés
- Toute entente relative à un horaire réaménagé ou flexible
- Le nombre d'heures travaillées par l'employé chaque jour et chaque semaine
- Les dates des vacances et des jours fériés
- Les heures supplémentaires payées et les dates des congés
- Les congés de maladie utilisés et les certificats médicaux pertinents
- Le nombre de jours de maladie accumulés et reportés d'une année à l'autre
- Toutes les vacances que l'employé prend
- Tous les documents relatifs aux congés de maternité, aux congés parentaux et aux congés personnels, les congés demandés et pris pour d'autres raisons
Relations de travail
- Les événements et actions en matière disciplinaire
- Les lettres de réprimande, les avertissements et les sanctions
- Les actions convenues et les résultats des procédures de résolution de conflit
- Départ ou retraite de l'employé
- La lettre de démission
- La lettre de licenciement, les raisons de celui-ci et l'avis remis
- Tous les documents qui constituent le dossier de licenciement
- Les ententes de cessation d'emploi signées
Chaque dossier du salarié est archivé et contient :
Informations personnelles
- Fiche état civil
- Photocopie des diplômes
- Photocopie du permis de conduire (éventuel)
- Un exemplaire du CV + lettre de motivation
- Test d'embauche (facultatif)
Contrat de travail
- Contrat de travail
- Description du poste / Fiche de poste
- DUE (Déclaration Unique d'Embauche)
- Adhésion caisse de retraite
- Contrat d'assurance individuel
- Contrat assurance collective
Evaluation Fiche de compétences
- Certificat de travail des emplois antérieurs
- Lettres éventuelles de recommandation
- Compte rendu annuel d'évaluation
Formation
- Relevé des formations suivies
- Fiche d'évaluation de la formation
Médecine du travail
- Inscription du salarié
- Relevé des visites
- Compte rendu des visites
- Arrêt maladie, accident du travail
- Déclaration d'arrêt maladie
- Déclaration accident du travail
- Attestation de salaire
Congés payés
- Relevé des dates de congés payés
- Fiche de demande de congés payés
- Fiche de suivi des congés payés
Absences autres
- Fiches d'autorisation d'absence de l'année en cours
- Relevés des absences de l'année en cours
Salaire
- Les bulletins de salaire de l'année en cours
- Relevés des heures de l'année en cours
- Relevés des frais de l'année en cours
- Relevé des remboursements de frais de l'année en cours
Dossier disciplinaire
- Lettres de sanction (blâme, avertissement, mise à pied, etc.)
- Le départ de l'employé
- Lettre de démission
- Lettre de licenciement
- Les documents qui constituent le dossier de licenciement
- Les ententes de départ signées
- Certificat de travail
- Reçu pour solde de tout compte
- Attestation Pôle Emploi
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