Fiche de poste

La fiche de poste est un document non contractuel dans lequel l'employeur définit les tâches attribuées à un poste donné. Elle est évolutive en fonction des besoins de l'association - aussi, il est conseillé/recommandé de la dater à chaque édition. Le document restera en vigueur jusqu'à sa prochaine révision décidée par l'employeur.

Les éléments ci-après représentent une orientation pour la rédaction (avec des exemples variables à des différents degrés de responsabilité et d'autonomie), à chacun d'adapter le document en fonction des spécificités de l'emploi.

Le Contexte du poste

Cela fait référence au nom et prénom du salarié qui occupera le poste, le type de contrat, la convention collective qui régit l'association employeuse, la classification du salarié (attention : la classification n'est pas obligatoire en fonction du salaire, mais en fonction du degré d'autonomie au vu des tâches proposées), de la rémunération horaire/mensuelle (peut être un forfait selon les cas) et l'intitulé du poste).

Intitulé

Il fait référence au poste qu'occupera votre futur salarié : chargé(e) de projet, coordinateur/trice...

La description du poste

• Missions

Il s'agit ici de synthétiser les principaux objectifs que cet emploi devra remplir.
Exemple : Développer une activité loisir au sein du club, management de l'association, développement et promotion de l'activité de l'association, animation d'activités, relation avec les dirigeants bénévoles, ...

• Activités principales

Donnez de manière opérationnelle les activités liées à la réussite des missions présentées précédemment. Il est important de référencer de manière exhaustive les tâches prévues afin de donner une ligne directrice à la mission.

Exemples :
Mettre en place un évènement « Découverte de l'activité »
Animer 3 fois par semaine un cours de STEP

• La localisation

Vous devez indiquer le lieu d'exécution du contrat et éventuellement indiquer si le salarié sera amené à effectuer régulièrement des déplacements dans le cadre de ses missions.

• Le type de contrat et date d'embauche

Mentionnez dans cette partie le type de contrat que vous voulez proposer (CDD, CDI, Contrat aidé, contrat saisonnier, contrat intermittent, ...) ainsi que s'il s'agit d'un temps plein ou d'un temps partiel. Par ailleurs, si vous connaissez la date d'embauche, c'est mieux de l'indiquer avec une date limite de dépôt de candidature pour que le candidat sache s'il peut encore postuler ou non.

• Les moyens mis à disposition

Mentionnez dans cette partie les moyens notamment matériels et techniques qui seront mis à disposition du salarié.
Exemple : Le club met à disposition du salarié un ensemble de matériel pédagogique

• Les conditions d'exercice

Horaires (noter s'il y peut y avoir des activités exceptionnellement en dehors des horaires classiques), conditions de travail particulières, notamment par rapport au travail le soir et le week end, la modulation du temps de travail, les autres contraintes liées à cet emploi...Dès le début du processus d'embauche vous devez avoir identifié ces éléments.
Exemples : travail seul ou en équipe / travail à l'intérieur ou à l'extérieur tous temps toutes saisons à pied ou motorisé / activités en présence de public ou non, en dehors des horaires d'ouvertures de l'association / port d'équipement spécifique ou non...

• Classification relative à la Convention Collective

Le groupe de classification est obligatoirement mentionné sur le contrat de travail et la fiche de paie. La classification doit être faite au regard des missions réellement exécutées par votre salarié (autonomie dans son travail, niveau de compétence que vous lui demandez, responsabilité...). Vous devez vous reporter au Chapitre correspondant de la Convention Collective où figure la grille de classification.

L'environnement hiérarchique et la mobilité du poste

• Le positionnement hiérarchique

Le salarié doit pouvoir identifier clairement qui est son supérieur hiérarchique direct, mais aussi prendre connaissance des différentes fonctions de la gouvernance (président, trésorier, secrétaire général, ...) Veillez également à distinguer son référent juridique ou son référent fonctionnel si cela est nécessaire. Vous pouvez très bien par la suite, lui fournir l'organigramme de l'association et/ou le tableau du conseil d'administration.

•  Les relations professionnelles

Quels sont les contacts avec lesquels votre salarié sera régulièrement amené à travailler ? De quelle nature sont les relations de travail (information, sensibilisation, conseil, encadrement...) Mentionnez les relations de travail en interne et à l'externe.
Exemple : association, organismes publics, enfants, services techniques, éducation nationale ...

• Les responsabilités et l'autonomie

Quel sont légalement les degrés d'autonomie et de responsabilité du salarié ? Se référer éventuellement à la convention collective et le préciser dans le contrat de travail.

• La mobilité professionnelle

Vers quelles fonctions va pouvoir évoluer le salarié ?

Profil du Candidat

• La formation initiale

Si certains postes sont soumis à une obligation vis-à-vis d'un diplôme en particulier (notamment dans le sport), c'est à vous de déterminer quel niveau est impératif pour mener à bien les missions proposées. N'hésitez pas à consulter le RNCP (Répertoire National des Certifications professionnelles : FRANCE COMPETENCES qui vous renseignera sur le niveau et sur les qualifications acquises pour chaque formation.

• Les aptitudes et compétences requises

Les aptitudes sont à différencier des compétences.
Pluôt innée ou naturelle, l'aptitude va servir de terreau à la compétence ; l'accompagnement du salarié va alors être essentiel dans le processus de développement des compétences.
Exemples : sens de l'écoute, aisance relationnelle, rigueur et diplomatie, dynamisme et réactivité...

Les compétences se définissent comme un ensemble de savoirs, savoir-faire et savoir-être. Elles se classent habituellement en trois catégories :

• Les savoirs : référence aux connaissances théoriques et procédurales
• Les savoirs-faire : référence aux savoirs pratiques à mettre en oeuvre
• Les savoirs-être : référence aux aptitudes du candidat

Vous pouvez aussi les détailler en fonction de l'association comme suit :

1. Générales

• Bonne connaissance de l'activité de l'association
• Expérience / capacité d'animation du réseau associatif territorial
• Esprit de synthèse et capacité d'analyse

2. Managériales

• Capacité d'élaborer un plan d'action
• Capacité d'élaborer une stratégie de développement
• Capacité d'encadre une équipe d'animateurs

3. Techniques (bureautique, gestion administrative)

• Capacité à prendre des notes et à restituer un message
• Aisance téléphonique et capacités rédactionnelles
• Capacité à élaborer des documents simples de communication
• Capacité à effectuer des statistiques simples
• Niveau d'informatique de base : maîtrise de Word et Power Point, connaissances Excel, utilisation Internet et de la messagerie électronique

4. Logistiques

• Capacité à élaborer un cahier des charges pour un projet associatif
• Capacité à organiser et mener un projet associatif
• Capacité à organiser des réunions, manifestations de promotion de la discipline, événements festifs
• Capacité à élaborer un plan d'action pour le développement et la promotion de l'association

5. Relationnelles

• Capacité d'adaptation à différents types d'interlocuteurs

6. Autres

• Appliquer les règles de sécurité et d'hygiène du travail

Respect du règlement intérieur de l'association

• Expérience requise

Indiquez dans cette partie si les candidats doivent avoir une expérience dans un domaine en particulier, en dehors des diplômes obtenus ou du niveau de connaissance. L'expérience peut concerner la mission dans sa globalité mais vous pouvez également segmenter vos besoins en expérience.

Exemple : Expérience dans la conduite de projet, expérience dans l'encadrement d'Ecole d'Athlétisme ou simplement débutant accepté ou expérience justifiée ou exigée de x années.

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