Règles de bon usage de la messagerie
Une association qui utilise la messagerie électronique doit respecter certaines règles de rédaction et d'envoi des courriers.
Tout comme un courrier, des règles de savoir vivre et de bonnes conduites sont recommandées. Elles font partie de ce que l'on appelle la « nétiquette » (ensemble de règles non officielles de savoir vivre sur internet) et sont souvent négligées. Un rappel du bon usage de la messagerie est utile.
Rédaction du message
Pour faciliter le travail du destinataire, la zone « objet » doit être clairement remplie. Il est préférable de ne traiter qu'un seul objet par message.
- Le mail doit être envoyé au(x) bon(s) destinataire(s) ; si le mail doit être envoyé pour information à certaines personnes, il faut utiliser la zone « Cc ».
- Le champ « Cci » est à utiliser lorsqu'on veut éviter de communiquer les adresses électroniques de personnes qui ne se connaissent pas.
- Réfléchissez à deux fois avant de faire « répondre à tous ».
- Le message doit être concis, rédigé dans un langage correct ; il doit être relu pour corriger les fautes.
- Le message doit comporter une entrée en matière (Madame, monsieur, ou « bonjour » et se terminer par une formule de politesse (cordialement, meilleures salutations, bonne journée...).
- Un message rédigé en majuscules doit être proscrit : c'est l'équivalent de cris ou d'exclamations.
- Un message est vite transféré : attention aux informations confidentielles.
- Bien sûr les injures ou la diffamation n'ont pas leur place dans un message ; l'humour peut aussi être mal perçu des personnes que vous ne connaissez pas.
- Un message doit aussi contenir les coordonnées et les fonctions de l'expéditeur.
- Les éventuelles pièces jointes, dans un format lisibles par la plupart des outils informatiques (selon le cas en .doc, .rtf ou pdf), ne doivent pas être trop volumineuses ; si les informations contenues ne sont pas confidentielles, il est possible de les partager sur le cloud pendant un temps limité (par exemple, sur Hubic)
- Ne pas relayer les chaînes et les hoax (canulars qui véhiculent de fausses nouvelles : toujours vérifier sur des sites fiables avant de transmettre).
- Les émoticones ou smileys sont plutôt réservées à des usages non professionnels.
- Ne pas répondre aux SPAM.
Réception du message
- Il est préférable de trier les messages au fur et à mesure de leur réception; la plupart des logiciels de messagerie permettent le rangement dans les dossiers.
- Supprimer les messages inutiles ou obsolètes.
- Sauf cas particulier, il faut éviter l'impression des mails ; en revanche, les mails importants doivent être sauvegardés.
- Les mails sont soumis au secret des correspondances et l'accord des expéditeurs doit être respecté pour une transmission vers d'autres destinataires, lorsqu'ils contiennent des informations confidentielles.
- Ne pas ouvrir de messages ou de pièces attachées venant de personnes ou de sociétés non identifiées, pour éviter des risques de virus ou de « phishing ».
Conseils
Afin d'éviter des difficultés en cas d'absence ou de départ d'un salarié ou d'un bénévole, l'intitulé des adresses mail peut être constitué par la fonction de la personne.